Jubileuszowy tom – co poszło nie tak?

40 lecieW zaprzyjaźnionej instytucji kilka lat temu we wrześniu  obchodzono jubileusz 40-lecia. Jesienią poprzedniego roku podjęto decyzję, aby na tę okoliczność wydać jubileuszowy tom z pracami czołowych osób z tej instytucji. Był prawie rok na wydanie tomu, a mimo tego ostatnie dni przed uroczystością były dla organizatorów bardzo nerwowe, a wydrukowane tomy odebrano z wydawnictwa na ostatnią chwilę, prawie w przeddzień uroczystości. Co poszło nie tak? Czy na bazie tego przykładu jakieś wnioski możemy wyciągnąć my? Którzy nie wydajemy okolicznościowych tomów?

Krótki kalendarz wydarzeń

  • startPaździernik roku poprzedniego – władze instytucji podejmują decyzję o organizacji jubileuszu, w następnym roku we wrześniu – ustalona jest jego data, do której pozostało jeszcze 48 tygodni. Jest jeszcze mnóstwo czasu. Oznaczmy tę datę jako T0 (tydzień nr 0, czyli punkt startowy) – w tym nazewnictwie jubileusz będzie obchodzony w T48 (tzn. 48 tygodni później).
  • Listopad (T4) – pierwsze posiedzenie Komitetu Organizacyjnego. Dwie osoby, A i B, zostają wyznaczone jako liderzy przedsięwzięcia (kierownicy projektu). Wskazane zostają także osoby C i D (podlegające na co dzień liderom A i B), które będą stanowić łącznie zespół projektowy. Uzgodniona zostaje wstępna koncepcja tomu, liczba artykułów itp. Ustalony zostają wstępnie podział zadań w ramach przedsięwzięcia oraz planowany termin ukazania się tomu: w połowie sierpnia (T44), na 4 tygodnie przed uroczystością.
  • Grudzień (T8) – do grona potencjalnych autorów artykułów, za pośrednictwem sekretariatów poszczególnych działów, zostaje wystosowane zaproszenie do nadsyłania tekstów, w terminie do końca lutego (T19). Podane są wskazówki edytorskie, objętość itp.
  • WykrzyknikPoczątek marca (T20) – podsumowanie nadesłanych zgłoszeń. Nadesłane artykuły nie wypełniają nawet połowy objętości tomu, wpłynęło wiele próśb o przedłużenie terminu nadsyłania prac. Termin wydłużono do końca kwietnia (T29).
  • Początek maja (T30) – pierwsze spotkanie w wydawnictwie. Liderzy projektu uzyskują informacje, że jeśli tom zostanie przekazany do wydawnictwa w ciągu 1-2 tygodni (T31-T32), to być może (!) uda się wydrukować tom w drugiej połowie września, tzn. gdzieś w okolicy daty zaplanowanego jubileuszu.
  • Koniec maja (T33) – rozpoczęcie procedury wydawniczej, złożenie pierwszych dokumentów formalnych.
  • PieniądzPoczątek lipca (T38) – wydawnictwo przysyła kosztorys. Okazuje się, że konieczne jest specjalne dofinansowanie ze strony dyrekcji instytucji. Odpowiedni wniosek zostaje złożony do dyrekcji.
  • Koniec lipca (T40) – zakończenie procesu dwukrotnej korekty autorskiej oraz współpracy z korektorami z wydawnictwa. Nadal brak oświadczeń od części autorów (są na urlopach, często bez dostępu do internetu), co jest sprzeczne z procedurami wydawniczymi. Wydawnictwo podtrzymuje orientacyjny termin Deadlineukazania się tomu jako „do końca września”, czyli w terminie do T50, choć jest szansa, że tom ukaże się w T48.
  • Koniec września (T48), na 2 dni przed jubileuszem, odbiór wydrukowanych tomów. Uffff…. Udało się!
  • Początek października (T49-50) – zamknięcie i rozliczenie projektu. Koniec projektu. 

Komentarz do przebiegu projektu

Kilka komentarzy do tego, w jaki sposób przebiegało wykonanie projektu:

  • NewWydanie jubileuszowego tomu było wydarzeniem nietypowym, jakiego dotąd w tej instytucji nie wykonywano. Tym bardziej te działania były nowością dla osób tworzących zespół projektowy, które w dodatku wykonywały działania projektowe równolegle do swoich codziennych obowiązków.
  • Na początku projektu wydawało się, że jest jeszcze mnóstwo czasu – wtedy przez całe tygodnie niewiele się działo.
  • KomunikacjaKomunikacja z autorami artykułów była wykonywana poprzez sekretariaty ich działów, w części przypadków to okazało się nieskuteczne i utrudniało porozumienie.
  • Odzew ze strony autorów był słabszy, niż się spodziewano. Większość z nich prawdopodobnie zabrała się do pracy tuż przed pierwszym terminem nadsyłania tekstów.
  • Wielu autorów to wybitni specjaliści. Z jednej strony są często bardzo zajęci, z drugiej strony ciężko od nich wyegzekwować np. dotrzymywanie terminów.
  • Nie przywiązano wystarczającej uwagi do wczesnych i szczegółowych uzgodnień z wydawnictwem. Niedoszacowano koszty publikacji.
  • Too lateZałożono na początku zbyt małą rezerwę czasową, szczególnie w świetle tego, że końcowe prace redakcyjne przypadały na okres wakacyjny, gdy wiele osób przebywa na urlopach.

Co można było zrobić inaczej?

Gdyby dziś inny zespół znajdował się w punkcie T0, a Ty miał(a)byś im coś podpowiedzieć ze swojego doświadczenia, na co zwrócił(a)byś uwagę w kwestii realizacji projektu? Być może, główne elementy Twojej rekomendacji mogłyby być np. takie:

  • DoświadczenieZbierz doświadczenia od innych, którzy już wykonywali podobne przedsięwzięcia. Zapytaj ich o rekomendacje i nauczki. Staraj się uczyć na cudzych błędach, bo to jest mniej bolesne.
  • Dobrze się zastanów, które etapy da się zacząć równolegle z innymi, wcześniej, niż to jest absolutnie konieczne. Może rozmowy z wydawnictwem? Może kosztorys i wniosek o dofinansowanie?
  • Punkt krytycznyWskaż krytyczne elementy projektu. Szczególnie takie, które grożą niewykonaniem projektu. W naszym przypadku to byłoby np. nienadesłanie wystarczającej liczby zgłoszeń w terminie. Zastanów się, co można by zrobić aby temu zapobiec.
  • Unikaj sytuacji, gdy inni przez dłuższy czas wykonują jakiś etap bez raportów pośrednich o postępach prac. To grozi tym, że prace w ogóle nie idą lub idą… gdzieś na manowce. I czas będzie zmarnowany.
  • Jeśli jesteś zależny od kogoś, kto ma wysokie stanowisko i/lub wysokie poczucie własnej wartości, zastanów się nad sposobem wyegzekwowania od tej osoby dotrzymywania zobowiązań. Może trzeba prosić o pomoc w tej kwestii kogoś „mocniejszego”?
  • Wykorzystanie czasuZostaw sobie w rezerwie wystarczającą ilość czasu na koniec, np. może 10% całego czasu? A jeśli końcówka projektu przypada na okres wakacyjny lub świąteczny – to może dwa razy tyle marginesu jest potrzebne.
  • Staraj się od początku nie marnować czasu. Na początku wydaje się go być bardzo dużo… A projekt ma u wszystkich wykonawców stosunkowo niski priorytet, bo termin jest odległy. A tygodnie mijają.

A co z tego dla nas wynika?

Powyższe wnioski nie dotyczą wyłącznie projektu dotyczącego wydania  tego jednego jubileuszowego tomu. Wyobraź sobie, że chcesz przygotować np. :

  • wycieczkę grupy rowerowej dookoła Polski albo
  • budowę domu jednorodzinnego albo
  • jako samorząd studencki zorganizować juwenalia albo
  • stworzyć nową firmę od zera albo

Zarządzanie projektemMetodyka zarządzania projektami stosuje się – generalnie – do działań „jednorazowych”, kończących się namacalnym, z góry zdefiniowanym wynikiem, a wykonywanym przez grupę osób. Innym sposobem działania, którego nie dotyczą te uwagi, są procedury (procesy), czyli działania wykonywane w sposób powtarzalny, przez tę samą grupę osób.

Większość z uwag wypisanych wcześniej, a dotyczących wydawania jubileuszowego tomu, można łatwo uogólnić i stosować w dziesiątkach innych podobnych sytuacji. A warto, bo to oszczędza nerwy i siły, a często także pieniądze.

Warto zapamiętać:

  • Pierwsze 10-20% czasu wykonywania projektu jest zwykle niewystarczająco wykorzystywane. Wszystkim się wydaje, że jest jeszcze mnóstwo czasu, a równolegle nieraz właśnie kończymy inne BARDZO PILNE projekty. Szkoda tego czasu.
  • rememberWarto możliwie często stosować punkty kontrolne pozwalające monitorować postępy prac. Działają one na wykonawców zawsze mobilizująco.
  • Spośród kolejnych etapów projektu, wiele może być zaczynanych równolegle, bez czekania na zakończenie poprzedniego. To niedoceniana część procesu wykonywania projektu.
  • Staraj się uczyć na błędach innych – znajdź ludzi, którzy wykonywali podobne projekty. Zapytaj ich o doświadczenia. Albo poczytaj o nich.
  • Bierz pod uwagę okresy wakacyjne i świąteczne. Wtedy prace idą znacznie wolniej a komunikacja jest utrudniona. To nie są „normalne tygodnie”.
  • Stale – jako lider projektu – zadawaj sobie pytania „co może mi nie wyjść?”. Czy ewentualne konsekwencje byłyby wtedy poważne? Co mogę zrobić, aby poszło dobrze? Jeśli szansa na wystąpienie kłopotu jest spora, a następstwa poważne, rozważ wdrożenie działań profilaktycznych.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.