Co to znaczy: udane zebranie?

Dla jednych zebrania to jeden z naturalnych, codziennych sposobów komunikacji. Dla innych to zmora kojarząca się ze stratą czasu. Co robić, aby – niezależnie od tego czy jesteś organizatorem spotkania, czy też jego uczestnikiem – spotkanie było udane?

Trzy przykłady kiepsko organizowanych zebrań
Najpierw kilka przykładów niezbyt udanych spotkań, opisanych przez ich uczestników:

Przykład 1:
Ostatnio podczas normalnego dnia pracy mojemu szefowi coś nie spodobało się w organizacji pracy w naszej firmie. Podbudowany emocjami zaczął wszystkim swoim pracownikom przekazywać, że po zakończeniu dnia pracy odbędzie się spotkanie wszystkich pracowników firmy. Gdy to spotkanie wreszcie nadeszło okazało się, że szef wspomniał o swoich obiekcjach i po skończeniu przemowy spytał wszystkich co chcielibyśmy wnieść do spotkania lub co chcielibyśmy mu przekazać na forum.

Samo sedno pytań nie jest w mojej wypowiedzi ważne, lecz sposób w jaki mój szef „zaaranżował” to spotkanie. Było ono kompletnie w całości niespójne. Przekazał tylko co miał do przekazania, spotkanie w ogóle nie było wcześniej zapowiedziane, tylko odbyło się w ten sam dzień, w którym je zapowiedział. To oczywiście skutkowało dalszymi konsekwencjami – nikt nie był na to spotkanie przygotowany. Większość została zaskoczona samym jego odbyciem się, a gdzie tu mowa o jakimkolwiek przygotowaniu pytań. Także to zebranie zaliczam do kompletnie nieudanych

Przykład 2:
Zebrania w mojej firmie przebiegają w następujący sposób:

  • przełożony zwołuje zebranie przez sekretarkę na 5 min. przed rozpoczęciem zebrania-  „zebranie za 5 min. w sali posiedzeń, spotkanie będzie krótkie około 10 min.”, nie podaje tematu zebrania .
  • na zwołane za 5 min. zebranie spóźnia się minimum 15 minut.
  • w tym czasie pracownicy cierpliwie czekają (zdarza się że po tych 15 minutach oczekiwań przekłada spotkanie na późniejszą godzinę).
  • na zebraniu które miało trwać 10 min. poruszane są mało ważne kwestie w stylu ” komu ile pozostało urlopu” i zamiast trwać 10 min. trwa 30 min. (zebranie które wcześniej zwołane było na 20 min. trwa 1 godz.)

I tak wyglądają wszystkie zebrania dotyczące pracowników.

 Przykład 3:
Kiedyś znajomi poprosili mnie o pomoc w organizacji pewnego przedsięwzięcia. Miałem zająć się stroną techniczną – ulotki, plakaty, dokumentacja fotograficzna z przeprowadzonej imprezy, krótkie notatki/sprawozdania itp. Oprócz mnie, w podobnym charakterze pomocników miały występować jeszcze dwie inne osoby, z tą różnicą, że miały nico inne zadania. Zgodziłem się od razu, wiedząc jedynie o ogólnym zarysie tego, co ma być zrobione. Szczegóły mieliśmy ustalić na spotkaniu, które miało odbyć się za kilka dni.

Przekonany o tym, że dowiem się czegoś nowego, poszedłem na zebranie organizacyjne. Całość zaczęła się od przywitania, kawy, herbaty, itp. Padło kilka ogólnych stwierdzeń o organizowanym przedsięwzięciu. Ludzie, od których miało zależeć najwięcej, rzucili po kilkanaście pomysłów. Dość częstymi stwierdzeniami padającymi z ich ust, były np. „to się zrobi”, „trzeba zrobić tak”, „będzie tak i tak”, „trzeba o tym pamiętać”… Pomysły wydawały się piękne. Rodziło się tylko jedno pytanie – kto ma być odpowiedzialny za ich realizację? Przecież  nic „samo się nie zrobi”.

Po około dwóch godzinach takiej „pogadanki” prowadzący zebranie uznał, że wszystko jest ustalone. Niestety, ja i jeszcze dwie inne osoby byliśmy odmiennego zdania. Nic więcej nie udało nam się dowiedzieć, ponieważ pozostali uczestnicy – około 6 osób nagle musieli wyjść z różnych powodów. Pozostaliśmy więc z wiedzą niewiele większą niż wcześniej. Po kilku dniach, zgodnie z moimi przewidywaniami, rozpoczęły się telefony od zainteresowanych osób, dotyczące szczegółów organizacyjnych… Całość odbywała się więc „na gorąco”. Na szczęście udało się osiągnąć zamierzony cel, jednak przy nieco lepszej organizacji można było dokonać tego w znacznie lepszy sposób.

 Gdy jesteś inicjatorem spotkania
Dwa pierwsze z opisanych przykładów dotyczyły sytuacji zawodowych, a trzecie spotkania na gruncie prywatnym. Niezależnie od tego, o jaką sytuację chodzi, warto pamiętać o tym że:

  • spotkanie powinno mieć organizatora. Zwykle jest nim inicjator spotkania, na gruncie zawodowym często bywa nim przełożony uczestników.
  • Inicjator spotkania powinien mieć jasną wyobrażenie o tym, jaki jest cel spotkania, tzn. co chcemy osiągnąć. Pod ten cel tworzony jest plan spotkania.
  • Cel, ewentualnie także plan spotkania, wysyła się uczestnikom przed spotkaniem, wraz z zaproszeniem na niego. Inicjator dobiera skład uczestników, podejmuje także decyzję o tym, czy obecność niektórych osób jest kluczowa dla powodzenia spotkania (w takim razie termin spotkania musi być z nimi uzgodniony)
  • Inicjator spotkania podejmuje także decyzję o tym, czy wysłać uczestnikom przed spotkaniem jakieś materiały do przejrzenia czy przeczytania oraz czy poprosić kogoś z uczestników o przygotowanie wystąpienia/prezentacji.
  • Jest kwestią kulturową, czy w zaproszeniu na spotkanie podaje się czas jego trwania, czy też zakłada się, że „potrwa ono do skutku”. Również wyprzedzenie, z jakim zwołuje się zebranie, zależy od zwyczajów panujących w danym środowisku i sytuacji.
  • Podczas spotkania inicjator przypomina cel i plan spotkania, a następnie prowadzi spotkanie. Jeśli podczas spotkania przewidywana jest dyskusja, inicjator dba o to, aby kilka głośniejszych osób nie zdominowały spotkania.
  • Ważne, aby podsumować wynik spotkania oraz jasno przedstawić co ma się dziać po spotkaniu, a także kto i za co odpowiada, w jakim terminie. W zależności od typu spotkania, te ustalenia końcowe mogą być spisane, a następnie rozesłane do uczestników, albo tylko uzgodnione ustnie.

Kiedy w świetle powyższych zaleceń spojrzy się na podane na początku trzy przykłady słabo zorganizowanych zebrań, łatwo wskazać, które z powyższych zaleceń nie zostały w konkretnym przypadku zachowane.

Gdy jesteś uczestnikiem spotkania
Inna sytuacja zachodzi wtedy, gdy jesteś uczestnikiem spotkania. W twojej gestii jest wówczas:

  • Podjęcie decyzji o tym, czy będziesz uczestniczyć w zebraniu. Jeśli nie, wówczas dodatkowo wybierasz jeden z wariantów: – zgłosić to organizatorowi, ewentualnie podać przyczynę nieobecności – pominąć spotkanie, nic nikomu nie mówiąc
  • Upewnienie się, czy masz coś do wykonania przed zebraniem, np. coś przeczytać, coś przygotować itp.
  • Podjęcie decyzji co do swojego zaangażowania się w zebranie. Może nie dla wszystkich jest to oczywiste, ale psychicznie angażujemy się w tylko w niektóre zebrania, na pozostałych zaś decydujemy się na jedną z poniższych opcji: – „jesteśmy ciałem” ale słuchamy tylko „jednym uchem”, a czas zebrania wykorzystujemy (choćby w głowie tylko) na inne sprawy – w zasadzie słuchamy, ale z założenia biernie – traktujemy swoją rolę jako „obserwatora” i raczej nie odzywamy się podczas spotkania
  • Ewentualne przygotowanie swojej wypowiedzi (jeśli decydujemy się na aktywny udział w zebraniu). Przygotowujemy swoją wypowiedź, dokładamy uzasadnienie do niej, w końcu włączamy się aktywnie w dyskusję pilnując, aby nie dominować w dyskusji.
  • Upewnienie się, że rozumiemy wynik spotkania, ewentualny podział zadań, w szczególności tych, w wykonaniu których miałbyś uczestniczyć 

Podsumowanie
Niby tylko tyle i… aż tyle. Choć pewnie większość spotkań, z jakimi mamy do czynienia, organizowanych jest porządnie, warto się postarać, aby nie były one marnowaniem czasu.

Poniżej zaś, do poczytania, krótki artykuł z prasy na temat tej kwestii.

 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Dziesięć zasad udanego spotkania

Marta Piątkowska

2012-08-09, ostatnia aktualizacja 2012-08-03 14:09

Dobre spotkanie to takie, na którym udało się załatwić sprawę, dla której je zwołano. Cel wydaje się oczywisty, ale nie zawsze zostaje osiągnięty. Jak najlepiej przeprowadzić zebranie i jakich błędów uniknąć? 

– Połowę mojego kalendarza wypełniają spotkania, zdarzają się dni, kiedy nie zdążę nawet podejść do biurka, bo kursuję od sali do sali – opowiada Monika, 35-letnia menedżerka z Warszawy. – Problemem jest dla mnie niska efektywność części zebrań, brak przygotowania uczestników; nie lubię, kiedy sobie przerywają i wchodzą w słowo, choć wiem, że to cecha burzy mózgów. Staram się nad tym zapanować, ale mimo doświadczenia nie zawsze mi się udaje. Dylematy Moniki doskonale rozumieją Robert Skoczeń i Joanna Kot z firmy szkoleniowej JUMP, którzy uczą menedżerów jak skutecznie prowadzić zebrania. – Ważne, aby osoba, która je organizuje, wiedziała jak to robić i unikała podstawowych błędów, jakimi są chociażby utrata kontroli nad uczestnikami lub ignorowanie niektórych wypowiedzi. To jedyny sposób na uzyskanie pełnego zaangażowania uczestników i dojścia do najlepszych rozwiązań – radzą eksperci. Jak to osiągnąć?

Bez planu ani rusz
Uczestnicy spotkania powinni zostać wcześniej dokładnie poinformowani o celu spotkania. – Komunikujmy wprost, co chcemy załatwić. Zamiast mówić „zastanówmy się nad nowym projektem” poinformujmy, że „czekamy na wasze pomysły i rozwiązania, które pozwolą na …”. W ten sposób luźny charakter dyskusji zamienia się w zobowiązujące spotkanie, na którym powinny paść konkretne propozycje – mówi Robert Skoczeń. Równie istotne jest przedstawienie na początku – lub nawet wywieszenie na tablicy – harmonogramu spotkania. Co i w jakiej kolejności będzie omawiane, kto i kiedy zabierze głos, ile poszczególne kwestie powinny zająć czasu. Dzięki temu uczestnicy nie będą czuli się niespodziewanie wywołani do tablicy i dostaną czas na przemyślenie zagadnień, zanim zaczną być omawiane.

Zasady na początku
Kolejną kwestią jest objaśnienie zasad zebrania. Pozwoli to na uniknięcie chaosu i zdominowania spotkania przez inne osoby. Przykładowe zasady to: (kiedy ktoś mówi, reszta mu nie przerywa, (tematy niezwiązane ze spotkaniem są notowane i omawiane później, • prowadzący spotkanie udziela głosu, (przestrzegamy czasu, (nie krytykujemy opinii innych osób. – W przypadku „wrzutek”, czyli tematów nieistotnych lub zastępczych, można zastosować jedną z technik moderowania spotkań, mianowicie tzw. parking. Na dużej kartce lub tablicy notujemy wszystkie kwestie, które są interesujące, ale ich omówienie zabiera czas przeznaczony na właściwe zagadnienie – radzi Joanna Kot.

Przydziel role
Ważne, aby każdy z uczestników był za coś odpowiedzialny. Jedna osoba jest prowadzącym, czyli np. udziela głosu, układa harmonogram i podejmuje decyzje. Ktoś inny kontroluje czas, aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem. Niezbędny jest też sekretarz, który zanotuje przebieg zebrania, poruszane tematy i osiągnięte rezultaty. Jeżeli spotkanie tego wymaga, powinien się na nim znaleźć również ekspert, czyli osoba posiadająca wiedzę z zakresu, jakiej nie mają zebrani w sali.

Dobierz wielkość grupy
Liczba uczestników spotkania powinna zależeć od stopnia ich decyzyjności oraz tego, kogo tak naprawdę będą dotyczyły omawiane sprawy. – Jeśli celem spotkania jest podjęcie decyzji o podwyżkach dla pracowników działu, wówczas uczestnikami powinni być tylko kierownicy, a gdy celem będzie przekazanie informacji o zmianach organizacyjnych wewnątrz działu lub przekazanie komunikatu o nowym systemie premiowym – spotykają się wszyscy – mówi Robert Skoczeń.

Miejsce spotkania ma znaczenie
Od tego, w jakich warunkach odbędzie się zebranie, w dużej mierze zależy jego przebieg i efekty. Najlepsze miejsce to takie, które jest odizolowane od miejsca pracy, ma dzienne oświetlenie, dobrą wentylację i optymalną temperaturę ok. 21 stopni. – W zależności od charakteru spotkania ważne jest ustawienie stołu w sali, np. do burzy mózgów sprzyja zebranie się w okręgu. Kiedy prowadzący chce zachować większą kontrolę, sprawdza się ustawienie stołów w podkowę lub prostokąt. Formalne spotkania mogą z powodzeniem być prowadzone przy ustawieniu stołów w kwadrat. Przygotowując salę na spotkanie, należy upewnić się, że ma niezbędne wyposażenie techniczne np. flipcharty, rzutnik, dostęp do źródła prądu i internet – wylicza Joanna Kot. Wyłączamy komórki, nie odpisujemy na maile – Denerwuje mnie, kiedy uczestnicy zebrania na zmianę wychodzą, żeby odebrać telefon, albo odpisują na maile i SMS-y – skarży się Monika. To nie tylko rozprasza, ale też wybija z rytmu pozostałych uczestników. Dodatkowo może być traktowane jako brak szacunku. Prośbę o wyłączenie lub wyciszenie telefonów można zawrzeć w zasadach spotkania.

Nie za długo, nie za krótko
W niektórych firmach sale konferencyjne rezerwuje się na godziny. Efekt? Nawet jak sprawę można omówić w pół godziny, to wszyscy i tak siedzą dłużej. Z drugiej strony, zmorą są zbyt krótkie spotkania, kiedy na najważniejsze kwestie zostaje kilka minut.

– Czas spotkania zależy od postawionego celu, który też wpływa na harmonogram. Niektóre tematy, jak np. przekazanie prostych informacji, wymagają 10-15 minut. Te, których celem jest np. opracowanie przez zespół projektowy nowego systemu premiowego, mogą wymagać paru kilkugodzinnych spotkań. Ważne, żeby przygotowując spotkania, dokładnie określić czas potrzebny na realizację poszczególnych punktów. Warto zostawić margines na kwestie niezwiązane z tematem, które zostaną odnotowane i omówione później, oraz przerwy w przypadku dłuższych zebrań – podpowiada Robert Skoczeń.

Co za dużo, to niezdrowo
Częstym błędem jest też załatwianie zbyt wielu spraw na jednym zebraniu. Pracownicy mogą się rozpraszać na kilka kwestii, co może utrudniać pełne zaangażowanie i koncentrację. Najlepiej zastosować metodę priorytetów i podczas sesji omówić tylko niezbędne dla projektu tematy. – Lepiej odbyć więcej krótkich spotkań, niż męczyć pracowników kilkugodzinnym posiedzeniem, w trakcie którego połowa się nudzi, bo omawiane sprawy ich nie dotyczą – radzi Joanna Kot.

Kontrolowana burza mózgów
Burza mózgów przeradza się w chaos, gdy zabraknie ustalenia jej zasad na początku. Dość częstą przyczyną zbędnych dyskusji i niepotrzebnych emocji jest naturalna skłonność do krytykowania pomysłów. Aby temu zapobiec, należy tak jak w przypadku spotkania ustalić zasady przebiegu. Przykładowo: (zebranie jak największej liczby rozwiązań w jak krótkim czasie, (niedzielenie pomysłów na lepsze lub gorsze, tylko notowanie wszystkich, (rozwijanie tych, które grupa intuicyjnie uzna za najciekawsze.

Niebezpieczne słowa
Podczas spotkania lepiej używać języka zrozumiałego i stymulującego do myślenia. – Podczas sesji kreatywnych można mówić: „jakby to było gdyby „, „wyobraźmy sobie, że „. Jeżeli wyraża się swoje zdanie lub opinię, można używać sformułowań typu „moim zdaniem”, „wydaje mi się”. Następnym etapem jest wysłuchanie opinii innych uczestników spotkania. Należy unikać komunikatów osobistych i oceniających, które mogą zostać uznane za agresywne np. „mylisz się”, „nie masz racji”, „skąd to wiesz”.

Brak rozdzielenia zadań
Jeżeli podczas spotkania zostały podjęte decyzje dotyczące dalszej pracy w zespole, na koniec należy się upewnić, że wszyscy uczestnicy wiedzą, co mają robić lub do kogo zgłosić się po pomoc. Dobrym pomysłem jest poproszenie pracowników o przedstawienie listy zadań do wykonania. Na koniec wszystko zebrane i uporządkowane powinno zostać wysłane mailem z wiadomością do wszystkich. Dzięki temu na różnych etapach projektu nie będzie wątpliwości, kto i za co odpowiada.

Najczęściej popełniane błędy: 
1. Brak przygotowania, celu i harmonogramu spotkania, zbyt ogólny zarys omawianych tematów.
2. Niewyjaśnienie celu spotkania.
3. Nieustalenie i nieegzekwowanie zasad.
4. Nieokreślenie ról uczestników spotkania.
5. Brak panowania nad dyskusją.
6. Wprowadzenie stronniczości poprzez wypowiadanie zbyt osobistych opinii.
7. Niedopuszczanie uczestników do głosu.
8. Ignorowanie wypowiedzi uczestników.
9. Brak aktywnego słuchania.
10. Pozwalanie na to, by jeden lub dwóch uczestników zdominowało dyskusję.
11. Niezachęcanie cichych lub nieśmiałych uczestników do wypowiadania się.
12. Nieustalenie konkretnego planu działania po spotkaniu.
13. Przeładowanie spotkania tematami.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.