Jak zmieniają się polskie biura

KorporacjaDla jednych praca w korporacji jest marzeniem, dla innych budzi zgoła odmienne skojarzenia. Jednym kojarzy się z wysokimi zarobkami i bogatym pakietem świadczeń, innym raczej z wyścigiem szczurów i pracoholizmem. Korporacje i inne wielkie firmy bywają w żargonie określane jako „firmy połyskliwe”. To one wynajmują powierzchnię w lśniących wieżowcach, często w centrach miast albo w prestiżowych dzielnicach biurowych. Spojrzenie na wielkie, oszklone bryły biurowców budzi skojarzenia z przestronnymi salami wypełnionymi biurkami, potocznie zwanymi „open space’ami”. Czy w ich kształcie i funkcjonalności można jeszcze coś zmienić? Czy wygląd biur poddaje się jakiejś modzie? Ewoluuje?

Czytając prasę natknąłem się na artykuł opisujący ewolucję kształtu polskich biur (patrz: tekst na końcu tego wpisu) http://wyborcza.biz/Firma/1,101618,18082405,Jak_zmieniaja_sie_polskie_biura.html#ixzz3d24PzgB9
Kilka głównych myśli, jakie zamieszczono w artykule, to:

  • Biuro strefa odpoczynkuNie ma dnia, aby w biurze byli wszyscy obecni. Zawsze jakieś biurka są wolne. W niektórych biurowcach pracownik nie ma więc swojego biurka na stałe, ma tylko tzw. gorące biurko, czyli każdego dnia inne, być może w różnych strefach budynku: tej bardziej głośnej albo tej z warunkami do dyskusji
  • Relaks w biurze, od czasu do czasu, wcale nie musi obniżać łącznej efektywności pracownika. Stąd albo strefy odpoczynku, zabawy, gier, albo nawet „kapsuły do drzemki”, telewizory do obejrzenia fragmentu meczu itp.
  • Ktoś, dbając o pracowników, zrobił na parterze biurowca przedszkole.
  • W innym połyskliwym biurowcu dodano pracownika do pomocy najemcom, a rola jego to umawianie wizyt u lekarza albo odbiór kogoś z dworca czy lotniska,

Co o tym sądzić? Czy biurowce w Polsce się faktycznie znacząco zmieniają? A może taki proces trwa na świecie?

Polska jest już (wreszcie) normalnym bogatym krajem. Ani lepszym, ani gorszym od innych. Normalnym. Może z krótszą historią kapitalizmu niż kraje starego „Zachodu”, takie jak Francja czy Niemcy. Może z historią przewalających się przez Polskę kiedyś wojen (a nie setek lat spokoju, jak Anglia, Szwecja czy Szwajcaria). Ale normalnym.

Główne czynniki wpływające na kształt biur w wielkich firmach to:

  • Biuro2Proporcje między dużymi pomieszczeniami (open space’ami), a mniejszymi pokojami, w których pracuje po kilka osób
  • Proporcje między strefami ciszy, pracy w lekkim gwarze (np. rozmów telefonicznych) oraz stref przeznaczonych do pracy zespołach i dyskusji
  • Stopień mobilności pracowników oraz liczba osób przeciętnie nieobecnych w firmie
  • Poziom zadaniowości w pracy oraz sensowność bezpośredniej kontroli jakości pracy zatrudnionych
  • Łatwość (lub trudność) z pozyskaniem pracowników do pracy
  • Kultura dbania o pracowników w danej firmie

Małe czy duże?

Okno biuroIm większy biurowiec, tym więcej jest miejsc i pomieszczeń, w których dostęp do światła dziennego jest gorszy. W Europie nie ma – typowo – akceptacji dla miejsc codziennej pracy bez kontaktu ze światłem dziennym. W pomieszczeniu bez światła dziennego można zorganizować salę zebrań (byle zapewnić dobrą wentylację), może kuchnię, laboratoria czy pomieszczenia gospodarcze. Ale nie biura. To jest kluczowy czynnik skłaniający projektantów do planowania otwartych przestrzeni do pracy. Widok okna, choćby odległy, podwyższa komfort pracy. W biurze spędzamy przecież większość dnia.

Z takiej otwartej przestrzeni  biurowej osobom na wyższych stanowiskach wydziela się mniejsze pomieszczenia. Często mają one tylko szklane ściany, niekiedy półprzezroczyste. To sprzyja nadzorowi nad pracą zespołu, ale także nie zabiera „reszcie” cennego światła dziennego. Z tego punktu widzenia, jeśli wydzielony dla szefa pokoik umieszczony jest  w narożniku, z dwom oknami, to jest szczególnie prestiżowy.

Niektóre firmy, zlokalizowane w budynkach o mniejszych rozmiarach, mają przed wszystkim niewielkie pomieszczenia. Dla kilku osób każde. Z punktu widzenia efektywności wykorzystania powierzchni, jest to rozwiązanie mniej korzystne. Także z punktu widzenia elastyczności aranżacji przestrzeni. Takie rozwiązania stosowane są przed wszystkim w budynkach starszych, zaprojektowanych w innych czasach.

Cicho czy głośno?

Zebranie biuroTo nieusuwalny dylemat występujący przy  procesie organizowaniu powierzchni biurowej. W typowym miejscu pracy większość naszej aktywności odbywa się w trybie indywidualnym, może wymaga skupienia. Reszta wymaga pracy zespołowej, a więc spotkania, rozmowy, dyskusji. Wymaga więc innego miejsca, swobody rozmawiania tak, aby nie przeszkadzać innym. Spotkania odbywają się zwykle w salach zebraniowych. Proporcje pomiędzy obiema częściami budynku są stałe, a potrzeby… fluktuują. Niejeden szef miał do czynienia z okresami i sytuacjami, gdy brak sal zebraniowych był czynnikiem w znacznym stopniu utrudniającym pracę. W niejednej firmie dostęp do sal zebraniowych jest jak „dostęp do zasobów rzadkich”, odbywa się z udziałem „operatora” (a nie tylko aplikacji intranetowej) i może nawet świadczyć o prestiżu danej osoby.

Jeśli w jednym pomieszczeniu pracuje więcej niż 5-6 osób, wchodzą w grę przegrody. Pracownicy ich często nie lubią, gdyż zabierają kontakt wzrokowy z sąsiadami, ale zdecydowanie poprawiają one komfort i skuteczność pracy indywidualnej. Z drugiej strony… jest mniej przyjemnie pracować, biuro wygląda gorzej. Część przegród jest miękka, tłumiąca hałas, inne są częściowo przezroczyste. Średniej wysokości (skuteczne dla osób siedzących przy biurku) albo wysokie.

Biurko osobiste czy ruchome?

Biurko pracaW typowym biurze pracownik ma biurko przydzielone na stałe. Może je zadomowić, ma w nim swoje rzeczy, drobiazgi, coś osobistego. Czuje się „jak u siebie”. Ma stałych sąsiadów i stały widok. To wszystko poprawia mu/jej komfort pracy. Powiedzmy sobie otwarcie, wszelkie pomysły „biurek ruchomych”, pozwalających ci raz być w miejscu bardziej cichym, a innym razem w strefie głośniejszej, nie pochodzą od pracowników! Pochodzą od szefostwa, które samo urzęduje w mniejszych pomieszczeniach, ale któremu żal jest, że codziennie 20-30% biurek stoi pustych. To od kierownictwa pochodzą więc pomysły, aby pracownik z boku sali miał tylko „osobisty przybornik”, a biurko było „neutralne”, „niczyje”. Pracownicy tego nie chcą, a i dla pracodawcy jest to pewien organizacyjny kłopot, bo jednak zdarzają się dni kiedy obecnych jest ponadprzeciętnie wiele osób. I co wtedy?

Skrajnym przypadkiem są firmy, w których pracownicy z zasady pracują u klienta. O niektórych takich firmach mówi się nawet, że uprawiają „body shopping” czyli „handel ludźmi”, rozumiany tu jako wynajmowanie wysokokwalifikowanych specjalistów do innych firm, w celu wykonania konkretnego projektu. W takich przypadkach jest oczywiste, że tacy pracownicy nie mają swoich biurek w firmach macierzystych, gdyż ich miejsce pracy znajduje się gdzie indziej.

W biurze czy w domu, w stałych godzinach czy według wyniku? Sprzęt do relaksu?

Tu dotykamy sfery delikatniejszej. Czy narzucać godziny pracy? Ich liczbę? Porę startu i końca? Czy rejestrować czas pracy? Czy wymagać pobytu w budynku biurowym? A czy to w ogóle  jest ważne? Przecież – w zasadzie – liczy się wynik tylko. Rezultat. Jego jakość. Prowokować do przerw w pracy? Relaksu? Ping-pong’a? Nawet drzemki? Czy to nie przegięcie?

Praca odpoczynekSprawa jest delikatna i kilka elementów ma na nią wpływ. Z jednej strony, wszyscy jesteśmy – w jakimś stopniu – leniwi. Podobno największe światowe wynalazki zrobili ci, co chcieli sobie (i innym) życie uprościć. Więc może nic w tym złego. Z drugiej strony, „co z oczu to z serca”. Gdy szef nie widzi pracownika to nie wie, ile on/ona poświęca czasu pracy. Ale przecież tego także nie wie wtedy, gdy pracownik przebywa w biurze. Każdy z nas w godzinach biurowych robi także inne rzeczy. Co najmniej myśli sobie „o niebieskich migdałach” – i nikomu nic do tego. Czyli: kontrolować? Czy zachęcać do wypoczynku?

Praca biuroGeneralnie, im większa kolejka „pod drzwiami” chętnych do pracy w danej firmie, im mocniejsza selekcja kandydatów, tym bardziej są oni w biurze zmotywowani do pracy oraz ambitniejsi. Nie trzeba ich pilnować, raczej usuwać im kłody spod nóg.  Z drugiej strony, jeśli firma internetowa zatrudnia programistów, to ich postępy i jakość pracy trudno jest mierzyć na co dzień. Więc może lepiej aby pracowali wtedy i tyle, kiedy potrafią się skupić i skutecznie unikać błędów? A jak unikać przegięć? Jedni stosują codzienne odprawy zespołu pod hasłem „jak idzie? Ile zrobiłeś? Co nowego?” Inni znajdują inne metody mobilizacji, rywalizacji i kontroli, na bieżąco. Jeszcze inni w to miejsce wstawiają system awansów i premii. Nie ma jednej metody. W każdym razie, telepraca nie przyjęła się powszechnie w większości biur i firm. Mimo, że przecież pozwalałaby zrobić oszczędności na kosztach wynajmu biur. Także zresztą, wideokonferencje nie zastąpiły wyjazdów służbowych. Mimo dostępności wszelkich nowinek technicznych. W cytowanym artykule nie są opisywane wypełnione elektroniką i wielkimi ekranami sale do spotkań wirtualnych. Nadal człowiek jest górą. Trzyma się mocno. I dzięki Bogu. Ale to już tematy na odrębne wpisy, przy innej okazji.

Przedszkola przy firmie, concierge w biurowcu

A hasło „przedszkole przy firmie”? Concierge w biurowcu na dole? To już nie ewolucja biurowców ale zwykła proza korporacji. Przedszkole przy firmie niczym się specjalnym nie różni od stołówki na miejscu, ewentualnie z dopłatą od pracodawcy. Albo przychodni zakładowej, jakie znaliśmy w czasach socjalizmu i nadal w wielkich firmach mamy do dziś. Tak jak były kiedyś ośrodki wczasowe albo górnicze stoki narciarskie. Ani nie ma w tym nic nowego ani nietypowego. Ot, pakiet dodatkowy dla pracowników, wszystkich albo niektórych, wykonywany przez własny dział lub (częściej) wykupywany na wolnym rynku.

Warto zapamiętać

  • rememberOtwarte przestrzenie biurowe, charakterystyczne dla wielkich korporacji, wynikają z dążenia do lepszego wykorzystania powierzchni biurowej przy zapewnieniu możliwie wszystkim kontaktu ze światłem dziennym
  • Część socjalna obecna jest – jakoś – w każdym biurze. Jej rozmiar i forma jest rozmaita, czasem pojawiają się nowości, ale nic zasadniczego tu się w ostatnich dekadach nie zmienia
  • Firmy, które mogą sobie pozwolić na większą selekcję kandydatów do pracy, mają – typowo – bardziej zmotywowanych pracowników oraz konkurencyjny system pracy, co wpływa na ewentualny sposób nadzoru nad codzienną pracą zatrudnionych.

 

Michał Frąk

09.06.2015 08:00

Miejsce ściśniętych biurek zastępują stoły do ping-ponga, konsole, pokoje relaksu. A wszystko po to, aby pracownikowi chciało się przychodzić do pracy.

Wolne biurkoWarszawska siedziba Skanska Property Poland mieści się w budynku Atrium 1 przy alei Jana Pawła II 17. To najnowocześniejsze biuro firmy w Polsce. Jego aranżacja została poprzedzona badaniem specjalistów. Przez kilka tygodni obserwowali pracowników, ich codzienne życie, ścieżki poruszania się oraz to, ile osób faktycznie znajduje się w biurze. Na tej podstawie została zaprojektowana cała przestrzeń.

– Badania pokazały, że rzadko wszyscy pracownicy przebywają w biurze jednocześnie. Naturalnym wyborem okazało się stworzenie biurek wolnych dla każdego. Nieprzypisanie stanowiska pracy do konkretnej osoby poskutkowało ograniczeniem liczby biurek, a przede wszystkim zwiększeniem wolnej przestrzeni, którą zaaranżowaliśmy w pomysłowy sposób – mówi Arkadiusz Rudzki, dyrektor ds. wynajmu i zarządzania wartością budynków w Skanska Property Poland.

Powstało kilka stref, które służą do różnych aktywności. Kto potrzebuje skupienia, może skorzystać z przestrzeni do pracy w ciszy. Znajduje się tam największa liczba biurek oraz stanowiska do pracy stojącej. Dużą część biura zajmuje strefa kreatywna. W niej odbywają się burze mózgów i nieformalne spotkania. W chwili relaksu można skorzystać z pokoju, gdzie znajdują się, np. piłkarzyki, konsola do gier czy przyrządy fitness.

Z laptopem na bieżni

Laptop bieżniaBudowane w Polsce biura się zmieniają. Miejsce typowych open space zajmują przestrzenie na miarę potrzeb najemców. Są coraz bardziej atrakcyjne. Dlaczego? Bo to się opłaca. Biura stają się wizytówkami firm.

Wchodzący do nich kontrahent, potencjalny pracownik czy konkurent muszą wiedzieć, że mają do czynienia z nowoczesną firmą. Sami pracownicy coraz bardziej cenią sobie warunki pracy. Firmy starają się, żeby ich biura przyciągały – żeby chciało się do nich przychodzić.

– Oprócz stołów do gry w piłkarzyki oraz bilardu najemcy instalują worki treningowe dla wielbicieli aktywnego zarządzania stresem, aranżują czytelnie, fotele do masażu czy sale do jogi dla potrzebujących wyciszenia.

Są także – chodź rzadziej – stanowiska pracy na bieżni umożliwiającej ćwiczenia przy jednoczesnym wykonywaniu swoich obowiązków czy systemy klimatyzacji z witaminą D – wylicza Anna Krześniak z JLL.

Z dzieckiem do pracy

Praca przedszkoleO nowoczesnych rozwiązaniach trzeba myśleć już na etapie projektowania budynku. Tak było w przypadku biurowca Green Horizon w Łodzi. Pracuje w nim 2,3 tys. ludzi Infosysu. Firma na parterze otworzyła dla swoich pracowników przedszkole.

– To był strzał w dziesiątkę. Nasi pracownicy mogą być bliżej swoich pociech, co zwiększa komfort ich pracy oraz pozwala lepiej i łatwiej zaplanować cały dzień. Jest to szczególnie pomocne dla osób, które niedawno zostały rodzicami i dopiero wracają do życia zawodowego – mówi Agnieszka Jackowska-Durkacz, dyrektor zarządzająca Infosys BPO Poland.

W czasie przerwy w pracy rodzice mogą zejść, by „podejrzeć” swojego malucha. Każdy, kto kiedykolwiek spieszył się po dziecko do przedszkola i utknął w korku, wie, jaki to stres dla rodzica. Rodzice z Infosysu nie mają tego problemu. A gdy raz w miesiącu przychodzi dzień rozliczeń finansowych i trzeba zostać w pracy, przedszkole czynne jest dłużej.

– Wygląd biura zazwyczaj odzwierciedla kulturę organizacji, a ta też się zmienia. W centrum organizacji pojawił się człowiek i jego potrzeby, a korporacje starają się na te potrzeby odpowiadać – mówi Paweł Skałba, partner i dyrektor Działu Powierzchni Biurowych w Colliers International.

Zdaniem eksperta firmy, które najczęściej decydują się na przearanżowanie swojego biura, to te, które zatrudniają młodych pracowników do 30. roku życia lub nieco ponad (pokolenie Y). Wymagania tych osób są zupełnie inne niż pracowników starszych.

– Młodzi pracownicy chcą po prostu czuć się w biurze swobodnie – dodaje Paweł Skałba.

Chillout room– Istotnym czynnikiem zmieniającym myślenie o biurach, jest wejście na rynek pracy pokolenia Y. Ceni sobie ono indywidualizm i nieszablonowe rozwiązania – uważa Zuzanna Mikołajczyk, dyrektor marki i członek zarządu Mikomax Smart Office. To firma specjalizująca się w optymalizacji przestrzeni biurowych. Realizowała projekty m.in. dla EY, Qatar Airways czy Narodowego Banku Polskiego.

Zdaniem pani dyrektor firmy rekrutujące pracowników z tej grupy wykorzystują wygląd swojej siedziby jako element budowania wizerunku pracodawcy. W odpowiedzi na potrzeby pokolenia Y firmy chętnie udostępniają więc nie tylko przestrzeń do pracy, ale także pomieszczenia rekreacyjne, chillout roomy czy sale treningowe. Ale nie tylko.

– Z ciekawych rozwiązań warto wskazać usługę concierge, z której mogą korzystać najemcy budynku Eurocentrum Office Complex w Warszawie. W jej ramach określona osoba pomoże w odebraniu gości z lotniska, zamówi stolik w restauracji czy umówi wizytę u stomatologa – mówi Piotr Capiga z działu powierzchni biurowych w Cushman & Wakefield. – Natomiast w jednym z budynków w kompleksie Adgar West Park planowana jest ścianka wspinaczkowa. Tendencja do rozszerzania katalogu dostępnych w budynku udogodnień oferowanych użytkownikom powierzchni jest już wyraźnie zauważalna i nic nie wskazuje na to, aby w najbliższym czasie uległa zmianie.

Drzemka w pracy

Praca drzemkaWiększość pomysłów na nowoczesne biura przychodzi do nas z Zachodu. Pomysł firmy Haworth jeszcze się nie przyjął, ale możliwe, że to tylko kwesta czasu. Firma ta opracowała specjalną kapsułę CalmSpace. Stawia się ją w biurze. Korzystają z niej osoby, które mają ochotę na krótką drzemkę w pracy. Wewnątrz kapsuły jest wygodny materac. Z głośników wydobywa się relaksująca muzyka, a światło zmienia się z zielonego na czerwone i niebieskie. Wszystko ustawione jest tak, by pracownik szybko zasnął, ale żeby obudził się po 20 minutach. Specjalnie dobrane kolory, natężenie światła i dźwięk delikatnie wyprowadzają go ze snu.

Dla „Wyborczej”

Paweł Skałba, partner i dyrektor działu powierzchni biurowych w Colliers International

Praca rozmowaPowierzchnia biurowa w Polsce ulega zmianom, w dużej mierze dlatego, że zmienia się profil użytkowników tej powierzchni. Młode pokolenie pracowników charakteryzuje się dużą mobilnością i niezależnością. Nie interesuje go siedzenie przy biurku przez osiem godzin. Zmienia się też charakter pracy na bardziej zadaniowy. Stąd też biuro dostosowuje się do funkcji, które ma spełniać. Nowoczesne biura bardzo często są podzielone na strefy, np. strefa pracy cichej i kreatywnej, strefa relaksu, miejsca do pracy indywidualnej i pracy w grupie, budki do rozmów telefonicznych, strefa przeznaczona na spotkania wewnętrzne i spotkania z klientami. Należy jednak pamiętać, że rezygnując ze standardowego rozwiązania, czyli biurka przypisanego danemu pracownikowi, trzeba zaproponować rozwiązania alternatywne, tak aby pracownik nadal czuł się w miejscu pracy komfortowo i mógł wykonywać swoje zadania efektywnie. Stąd też duże zmiany w projektowaniu biur. Firmy kładą coraz większy nacisk na komunikację wewnątrz firmy, a zatem zamiast separować poszczególne działy, stwarza im się możliwość większej interakcji, wymiany informacji i doświadczeń oraz po prostu integracji.

Piotr Capiga, dział powierzchni biurowych w Cushman & Wakefield

Przestrzeń biurowaNowoczesne biuro to znacznie więcej niż powierzchnia, na której możemy pracować. Obok tej podstawowej funkcji deweloperzy nowych projektów biurowych proponują coraz częściej dodatkowe udogodnienia, które mają poprawić komfort pracy oraz funkcjonowania w tej przestrzeni. Ta nowa tendencja wynika z dwóch przyczyn. Pierwszą z nich jest to, że rynek powierzchni biurowej w Polsce dojrzewa. W niektórych miastach następuje nasycenie powierzchnią biurową, a w Warszawie możemy mówić o okresowej nadpodaży. Duża dostępność powierzchni skłania wynajmujących do aktywniejszego pozyskiwania najemców bądź przez redukcję poziomu czynszu, bądź – częściej – przez oferowanie dodatkowych udogodnień w biurowcu. Drugim źródłem ewolucji biur w Polsce jest zmiana na rynku pracy. Pozyskanie wartościowych pracowników staje się istotnym elementem sukcesu biznesowego firmy. Nowoczesne, wygodne i wielofunkcyjne miejsce pracy może stanowić skuteczną zachętę w procesie rekrutacji.

Anna Krześniak, starszy konsultant w dziale reprezentacji najemcy w JLL

Kluczem w projektowaniu przestrzeni biurowych jest dostosowanie do specyfiki firmy, która je zajmie, a także do potrzeb jej pracowników. Potrzeby te zaś są funkcją charakteru pracy na danym stanowisku, ale także osobowości i wieku wykonującej ją osoby. Nie istnieje jedno rozwiązanie, które byłoby dobre dla wszystkich, a droga na skróty może zwieść nas na manowce. Biuro jest na tyle idealne, na ile odpowiada na wyzwania stojące przed naszą organizacją.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.