Wspólna kasa – wersja wirtualna

Rozliczanie sięDziś temat nietypowy ale… bardzo praktyczny. Bywacie czasem na wspólnym wyjeździe w gronie kilku znajomych? I jak wtedy płacicie, np. za wydatki wspólne: zakupy, wstępy, przejazdy? Każdy za siebie? Czy może ze wspólnej kasy? A kto ją wtedy nosi? A co z wydatkami dzielonymi nierówno? Kiedy jesteście w restauracji, a każdy zamawia inaczej, za inne ceny. Płacicie osobno? Tyle rachunków? A wspólne wino i napiwek – co z tym? Od lat mam na to sposób dobrze sprawdzony w praktyce. Wirtualna kasa wspólna ALE UWAGA bez używania żadnego gadżetu!!! Wygodne i naprawdę działa.

Przykładowy wyjazd 5 osób

Wyobraźmy sobie, że pięciu kolegów wyjeżdża razem na długi weekend: Adam, Bartek, Rafał, Tomek i Witek. Co rusz trzeba coś płacić. Spójrzmy na to, co oni wydawali w dwa pierwsze dni:

  1. Niedziela, 5 lipca
    Adam zapłacił 123 zł za zakupy (dla wszystkich)
    Bartek zapłacił 150 zł za nocleg (dla wszystkich)
    PieniądzAdam zapłacił 320 zł za paliwo(dla wszystkich)
    Tomek zapłacił za kolację, razem z napiwkiem było to 350 zł, ale zamawiano nierówno (Adam 40, Bartek 50, Rafał 80, Tomek 80, Witek 100)
    Rafał zapłacił za lody  28 zł (były tam 3 osoby:    Adam 10, Bartek 10, Rafał 8)
  2. Poniedziałek, 6 lipca
    Witek zapłacił 200 zł za bilety (dla wszystkich)
    Rafał zapłacił 118 zł za kawę (po równo, dla wszystkich)
    Bartek zapłacił za kolację 210 zł    (Adam, Witek, Bartek po 40,   Rafał 55, Tomek 35)

UFFFFFFFFF. Co z tym zrobić?

Rozliczenie wydatków niedzielnych, robione w poniedziałek rano

Kartki papieruNasz sposób polega na tym, aby codziennie po śniadaniu zrobić rozliczenie, używając „druku rozliczeń”. UWAGA: ważne aby tego nie robić w żadnym komputerze, smartfonie ani Excelu!!! Rób to na papierze i ewentualnie używaj kalkulatora. Nic więcej! Wtedy wszyscy widzą, mogą to sprawdzić, są sumy kontrolne itp.

Poniżej masz druk rozliczeń wypełniony w poniedziałek rano, po śniadaniu.

rozliczenie_poniedzialek

Oczywiście wydatki są z niedzieli. Najpierw – ku pamięci – wpisujesz datę rozliczenia (wiersze 1-3). Następnie wypełniasz wiersze 2-8, czyli wydatki dzielone po równo. W niedzielę były trzy takie wydatki, płacone przez Adama, Bartka i znowu Adama. Razem było tego 593 zł, czyli po 119 na osobę (w zaokrągleniu). We wierszu (9) wpisujesz sumę oraz ile wypada na osobę.

LodyNastępnie we wierszach 10-11 wpisujesz „wydatki dzielone nierówno”. Były takie dwa – kolacja i lody, płacone przez Tomka i Rafała. To nic, że na lodach, które płacił Rafał, było ich tylko trzech. Wpisujesz tylko we wierszu (11) to, że lody kupowali: Adam i Bartek (po 10) oraz Rafał (za 8). Płacił Rafał.

Rozliczeni kolacji wymaga chwili uwagi i czytelnego paragonu. Pozycje wspólne (napoje, napiwek…) dzielisz po równo. Suma kwot dla poszczególnych osób musi dać ci kwotę zapłaconą, w tym przypadku 350 zł.

Następnie we wierszu (12) wpisujesz sumy „zużyte” tego dnia przez poszczególne osoby. Musisz dodać dla każdej osoby wiersze (9)-(11). W ostatniej kolumnie po prawej masz sumę kontrolną (973 zł). Ona musi się zgadzać z sumą kolumny po lewej stronie (tam jest 971 zł, różnica wynika z zaokrągleń).

KsięgowyŁącznie cała grupa wydała w niedzielę 971 zł, ale ta kwota była „zużywana” nierówno, co widać we wierszu (12).

Następnie wpisujesz w wierszu (13) to, co kto danego dnia płacił. Suma wiersza (13) daje 971 zł, czyli się zgadza (z dokładnością do 2 zł, to są błędy zaokrągleń dokonanych we wierszu 9). Gdyby się nie zgadzało, sprawdź rozliczenie, musiałeś się gdzieś pomylić.

Zakładając, że to jest pierwszy dzień wyjazdu, to we wierszu (14) mamy pusto. Suma wierszy (12) i (13) dla każdej osoby daje wiersz (15) czyli wynik rozliczeń. Suma kontrolna we wierszu (15) pokazuje 2 zł, czyli mniej więcej zero.

Skończone, wszystko się zgadza. Skomplikowane? Wcale nie tak bardzo, samo rozliczenie zajmuje mniej czasu niż jego opisanie. Zobacz jak szybko pójdzie nam z rozliczeniem wydatków poniedziałkowych.

Rozliczenie wydatków poniedziałkowych, robione we wtorek rano

A teraz wydatki z poniedziałku.

rozliczenie_wtorek

Rozliczenie – typowo – robimy we wtorek rano, po śniadaniu. Teraz już wszystko jest proste, robimy to po raz drugi. We wierszach 2-3 wpisujemy dwa wydatki dzielone po równo, razem 318 zł, czyli po ok. 64 zł na osobę (wiersz 9). Wydatki dzielone nierówno to była kolacja, płacił Bartek, razem 240 zł. Na podstawie paragonu podzielono te kwotę na osoby: Adam, Bartek i Witek zamówili po 40 zł, a Rafał a 55 zł i Tomek za 35 zł (razem to daje 210 zł).

W poniedziałek grupa wydała razem 528 zł (wiersz 12), co jest rozpisane na poszczególne osoby (wiersz 12). We wierszu 13 wpisano kto co płacił w poniedziałek (suma daje 528 zł, więc się zgadza). We wierszu (14) wpisujemy stan rozliczeń z poprzedniego dnia (wg zapisków z poniedziałku). We wierszu (15) mamy nowy stan rozliczeń, na wtorek po śniadaniu. Każdy może sprawdzić co z czego wynika i jaki jest „jego stan konta”.

OstrożnieTu ważna uwaga. Ten „stan konta” podawany na dole, w wierszu (15) pokazuje bilans tego, co dotąd zapłaciłeś na rzecz grupy minus to co „zużyłeś” na siebie podczas tego wyjazdu. Ważne jest aby pamiętać, że ludzie – w sumie – zużywają nierówno, bo nie wszystkie wydatki są dzielone na każdego po równo.

Zakończenie wyjazdu 

Gdyby wyjazd kończył się we wtorek po śniadaniu, to poszczególne osoby powinny zamknąć rozliczenia w następujący sposób. Kto jest na minusie, to oznacza że w czasie wyjazdu płacił mniej niż „zużył”. Na przykład Rafał, ma -180 zł, czyli musi teraz (a zakończenie) komuś dać 180 zł, tj. osobom, które są „na plusie” (Adam, Bartek i Tomek). Łącznie osoby, które są „na plusie” otrzymają razem 170+77+52=299 zł   A osoby „na minusie” (Rafał i Witek) płacą razem 180+123 = 303 zł więc mniej więcej tyle samo. CZYLI – wszystko się zgadza! Gdyby wyjazd trwał dłużej, to rozliczeń codziennych byłoby więcej, a na zakończenie byłoby jedno rozliczenie końcowe redukujące bilans każdej osoby do zera.

Na zakończenie podaję druk źródłowy w Excelu rozliczenia, przed wyjazdem modyfikujemy go zależnie od liczby uczestników. Gdy jadą pary, rozliczenia zwykle dotyczą poszczególnych par, łącznie.

druk_rozliczen

Podsumowanie:

Opisany wyżej sposób stosujemy w naszej grupie od lat. Jest wygodny. W restauracjach płacimy razem, na jednym rachunku, pamiętając tylko o zabieraniu czytelnego paragonu. WakacjeNie ma w ogóle „fizycznej” wspólnej kasy. Nikt nie nosi wspólnych pieniędzy. Co więcej, nie trzeba mieć gotówki. Można płacić kartą. To jest naprawdę wygodne.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby w/w rozliczenia prowadzić w Euro czy innej walucie. Jeśli różne wydatki płacimy w różnych walutach (np. przy rejsie w Chorwacji: wydatki przed wyjazdem w złotówkach, w marinie część wydatków w Euro, podczas rejsu w kunach), wygodnie jest wszystko przeliczać na walutę kraju, w którym odbywa się wyjazd.

Przyjemnych wakacji!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.